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ファイルメーカを使った通販管理データベース

弊社通信販売を運営・管理するデータペースソフトファイルメーカ

履き良い下駄 草履 雪駄を販売する現代屋

  • ファイルメーカというデータベースソフトで通販管理データベースを作りました。素人の私が作ったものですから解る範囲で作った物です。通信販売を運営する上での日常業務を出来るだけこのソフトを使って運営してゆく仕組みです。
  • 通信販売の日常業務を説明します。注文が入ると、在庫を確認してから、その内容確認・お見積もりメールを送信、発送準備、納品伝票を書き、送り状を書き、支払方法がクレジットカードの場合は承認を取り、梱包をして発送。発送完了メール送信。入金があったら記帳、入金サンクスメール。この一連をすべて最初はすべて手書き・手入力しておりました。しかし、注文が増えてくるとこの作業を簡素してなければ対応が出来なくなるので、この業務をデータベースソフト・ファイルメーカを使用した通販管理データベースを作成して運営する事としました。
  • ファイルメーカを使った通販管理データベースの説明をします。
    フォームメールで送信された受注内容は注文商品をカットアンドペースト・それ以外は自動読込、ショッピングバスケットから送信された受注内容はその受注内容の半分以上を自動読込させ、一部をドラッグアンドペーストする。
    あとは、お見積計算や送信メールを自分で作った用途別のスクリプト(自動実行処理)がある程度自動実行してくれる。社内伝票、納品伝票、郵便振替用紙、送り状などの印刷物もスクリプトで印刷。入金管理も入金を確認してからファイルメーカの入金ボタンを押すと記帳されて、商品代金受領メールが出来上がる。内容をチェックして付け加えることがある場合は、すこし入力してから発送し販売完了となる。
  • このようなデータベースを 弊社通販サイトの体制に合わせて、作成。まだまだ未完成で、必要に応じて改善している。
    素人が必要に迫られて作ったシステムだが、これがないと通販業務が成り立ちません。

以下はファイルメーカの通販運営管理データベースを作った履歴

日付 出来事
1997/ 5

1997年から通信販売の運営を始めたが、納品伝票、送り状、などすべて手作業・手書きで行っていた。
このころにEasyさんからTシャツを購入した時に、入ってきた郵便振替用紙が必要事項すべてプリントアウトされ印刷されていたのに単純にすごいと思った。自分もこのようにいずれしたいと思う。

1998/?~
1999/ 7
手書き伝票をなくするために内容確認・お見積メールを印刷し納品伝票とし、複写伝票以外の送り状は、インクジェットプリンターで印刷。郵便振替用紙とゆうパックと定形外代引きの複写伝票はすべて手書き。
データベースソフトでファイルメーカというとても便利なソフトがある事を知った。カード型データベースは以前使ったことがあったが、ファイルメーカーとは比較にならないほど、とても単純な物であったからファイルメーカが本当に使えるようになるのか自信がなかった。使ってみたがリレーショナル部分の解釈がよくわからずに、簡単な住所録などを作ってみるが業務で使うようなシステムを作るのは無理だった。とりあえずデータベースの業務使用はあきらめる。
1999/ 8~
2000/ 5
いよいよ通販の注文が増えてきて、この注文増加ペースで来年のことを考えると、手書きや手作業では効率が悪く、今の運営では受注に対応できなくなる危機感があった。何が何でもデータベースで通販を管理する必要性を痛感。参考書を3冊買い込み、猛勉強。今までこんなに勉強をしたことがないほど?真剣だった!難しい部分は読んでもよくわからなく、最初はパスして次ぎに進んでいたが、パスした部分が分からないと、通販に使えるデータペースは作れないので、とにかく何度も読み直した!分からない部分を何度も読み返してゆくと今まで分からなかったことが少しづつ分かってきた。1ヶ月くらいすると、だんだんファイルメーカがわかるようになってきた。
他の人が作ったデータベースやサンプルで付いてきているシステムを解析しリレーショナルの仕方、ファイル構成やポータル、スクリプトの方法などを勉強した。
顧客名簿ファイルとメインファイル通販管理ファイル、支払案内文ファイルの3つを作り、郵便振替用紙印刷と社内伝票、納品伝票、複写式以外の自社送り状の印刷が出来るようになる。まだまだ改良の余地有りだか、通販業務で使いながら改良してゆくことにする。ver.0.5
自分では解決できなく、参考書にも載っていないデータベースの仕組みを作るために、ファイルメーカの達人がいるメーリングリストにも参加した。
ECセミナーの講師岸本氏のデータベースソフトファイルメーカのデータベースを少しだけ見せてもらった。画期的なデータベースだった。この頃、まだ、データベースの構成などを暗中模索している段階だったので、非常に参考になった。
顧客名簿ファイルとメインファイル通販管理ファイル、支払案内文ファイルの3つの他に商品マスターファイルと売上記録ファイル、送料ファイルを加えて五個のファイルをリレーショナルして今の原型が出来た。
スクリプトで自動実行を増やしていく。

fmp1999年10月のメイン画面
この頃は、まだポータルを理解しておらず、商品名、個数、金額、備考を記入する納品伝票部分を繰り返しフィールドを使用していた。ver.0.8
2000/6   送り状印刷や複写伝票印刷のために高速、高品位ドットインパクトプリンターOKI MICROLINE5350SEを購入しました。 今まで、今年の4月までは私が手書きで、4月から6月まではスタッフの山埼さんが手書きで送り状を書いていたのですが、これからは印刷された送り状で発送できます。
pcに2台のプリンターを常時接続してファイルメーカーのスクリプトで印刷スクリプトを組み、印刷ポタンを押すと納品伝票類や定形外の宛名印刷はインクジェットプリンターで印刷し、ゆうパックや定形外代引きなどの複写式送り状はドットインパクトプリンターで印刷するようにするため、あえてプリンタ切換器を使わず、インクジェットはパラレルコネクターに接続、ドットインパクトプリンタはマルチプロトコルプリントサーバ メルコ LPVTX1を使いピァツウピァのLANで繋いでおります。

fmp2000年10月くらいのメイン画面
ポータルがわかって伝票部分をポータルで作り替えた。ver.1.0
2001/4 メインマシンに自作Windows2000を導入。
エプソンのPM-770CをLPTに、沖のOKI MICROLINE5350SEをマルチプロトコルプリントサーバ メルコ LPVTX1を使いピァツウピァのLAN接続。ファイルメーカーの印刷スクリプトをWindows2000用に更新。エプソンPM-770cで実行すると郵便振替払い込み用紙の印刷位置がずれる。 エプソンのWINDOWS2000用ドライバーがタコなのか通常の印刷よりも文字の間隔が詰まってしまう。印刷プレビューもソフトのプレビューとエプソンのドライバーのプレビューとでは、印刷結果が異なる。エプソンのサポートに改善策や新しいドライバーの予定を聞いてみたが、改善の見込みがないので、今までの印刷レイアウトで印刷することはあきらめる。
郵便振替払い込み用紙は、Windows2000版郵便振替用紙の印刷レイアウトを作成し、windows2000につながったPM770Cで印刷するときは、このレイアウトを読み込み印刷するようにスクリプトを追加しました。ファイルメーカーのスクリプトは本当に便利だ。条件分岐を指定するだけで人間がボタンを押すだけで機械は決まったルーチンをこなしてくれる。ver.1.20
2001/5 fmpメールで送られてきた注文データのデータベースへの入力はすべて手作業のカットアンドペーストで行っておりましたが、効率と正確性から自動取込スクリプトを作成。csvファイルでインポート出来るので、注文データ取込スクリプトというのを作って自動的に取り込めるようにしました。今のところ、すべての項目をインポートするのではなく、主要部だけを取込、残りは自分で確認しながら、一部カットアンドペーストするスタイルにしました。今までのカットアンドペーストから考えると一瞬のうちに受注データが張り付くので楽になった。ver.1.30
以前より作ってあったファイルメーカからメールを送信するスクリプトを手直して使い始めた。ボタン一つで各項目を条件分岐して自動作成されたメール文と送信先、件名を新規メールに自動入力してベッキーの送信箱に入れてくれる。あとは、内容を手直しする必要のあるモノだけ手直しして送信ボタンを押すだけ。すごく楽になりました。
 今までなぜ使っていなかったのか?それは、使用しているメールソフトBecky!InternetMailがMAPI に対応していなかったから使えずにいた。この件については以前、作者のTomohiro Norimatsuさんに問い合わせしている。ベッキーver1の時代にMAPI との連携でファイルメーカの送信スクリプトを使いたいのが、ベッキーでできるかと訪ねたところ、『システムファイルを独自のものに入れ替えたりなど、かなり危ないことをしなければならないため、今は対応していない』とのことで、この機能はあきらめて出来るだけメール送信を補助するスクリプトで乗り切ってきました。一時はMAPIのためにユードラに乗り換えようかと真剣に悩んだが、ベッキーの便利さを捨ててまで他のソフトに乗り移ることが出来なかった。
 しかし、ver2ではみごとに対応してくれました。感謝!感謝!です。<m(__)m>
スクリプトを手直ししてメール送信スクリプトを本日から使っているが、すごく便利!メール送信処理の時間が短縮した。ver.1.31
ver1.32 注文品注文品リスト・レイアウト・スクリプト作成。
ver1.33 配達日指定料金スクリプトで料金自動転記。
2001/6 fmpver1.34 伝票印刷スクリプトを簡素化。
自作PCに2台のプリンターを接続しインクジェットはパラレルコネクターに、ドットインパクトプリンタはLANに接続して、ファイルメーカーのスクリプトで印刷スクリプトを作り、印刷ポタンを押すと納品伝票類や定形外の宛名印刷はインクジェットプリンターで印刷、ゆうパックや定形外代引きなどの複写式送り状はドットインパクトプリンターで印刷するようにしている。ファイルメーカは、プリンター設定をスクリプトで変更することが出来ないために、2台のプリンターを切り替えるのはダイアログを出して手動でセレクトしてボタンを押すというように印刷スクリプトを実行すると必ずプリンタ切り替えを手動で行ってきた。しかし、これでは効率が悪いためこの部分も自動化できないものか2日くらいいろいろと調べた結果、WindowsではWHS(Windows Scripting Host; 動くホームページで使われてきたJavaScriptやVBScriptなどのスクリプトを、Windows上で動作するようにするための仕組みなわけで、Windows98から標準装備となった機能)を使うとファイルメーカー側から通常使うプリンタを変更することも可能と言うことがわかった。早速、WHSの事を調べ、プリンタの確認と設定変更が出来るようになった。これをファイルメーカーから実行する。「メッセージを送信」スクリプトで、 c:\pinter.vbsなどと指定してスクリプトにして、実行すると、プリンタを変更出来るようになった
2006/6/21 ver1.35 oki5350SEを完全制御に変更する。ゆうパック書留に対応する。
ver1.36 足情報・クレジット情報スクリプト入力にした
2006/6/29 ver1,37 商品情報をメールからコピーしてスクリプトで取込。
2007/6/1  ゆうパック重量制に料金システム交換6-7月のみ
2007夏  お支払い方法の間違い確認チェックを強化
2007/12

ver1.4 クレジット会社・クレジットカード番号の間違いチェック強化
全角間違い入力を半角に訂正するスクリプト。

2008/3

ver1.4a 注文お届け先記入漏れチェック機能追加。
足情報で記載がない箇所を自動的に削除する。
クレジット番号にハイフンがない場合、ハイフン付きにする

2008/5 ver1.5 クレジットカードの複数使用に対応
2008/6   ブラックリストチェック確認に対応。
2009/3 取込一発ボタンを設置。合計金額チェック機能+
   
   

fmp
現在のメイン画面

参考書籍

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名前
出版社
著者
ファイルメーカーProスーパーテクニック 東音企画 マット・ペトロウスキー著
ジョン・マーク・オズボーン著
ファイルメーカーPro5.0forWindowsパワーアップブック オーム社開発局 小山香織
実践ファイルメーカーPro DART 茂田克格+フリッピ
ファイルメーカーPro4.0入門forMacintosh BNN 大重美幸
FilemakerファイルメーカーProVer3~5対応関数・スクリプト事典 ラトルズ 茂田克格

参考サイト・ダウンロードサイト

サイト名
備考
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kipwmiのホームページ ファイルメーカー及びデータベースに関するニュース、各種TIPS やテンプレート、ファイルメーカのレンタルサーバなどが紹介されています。ファイルメーカを使ったチャットや kipwmiのファイルメーカー会議室という掲示板もあります。
ファイルメーカユーザのページ  ファイルメーカーのメーリングリストあり。ファイルメーカを使っていて困ったことや使い方などファイルメーカの各種の情報を交換する場です.ファイルメーカに興味のある方,ビジネスや生活に活用している方,どなたでも無料で参加できます.積極的な質問や回答,情報交換をしてください.他に、テンプレート、tipsなど。
KAJIKA's TOWN FileMakerのTips、Templatesなど。WSHについても記載。
K's Mix  LANやSOHO環境の構築,Mac-SOHOメーリングリスト,ファイルメーカの技術解説やテンプレート,談話室,伝言板などとっても役にたつ情報が満載です
ファイルメーカ社(日本) ファイルメーカのアップデートが出来ます。
Filemaker.inc.(米国)  本家 FileMaker社 のホームページです。
--↓WindowsでFilemakerを使う場合、WHSが使えるとスクリプトだけで出来ないことまで出来てしまいます-----
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